Cấu hình Template
Bước 1: Chọn HRM ==> Tính lương hoặc Xuất dữ liệu hàng loạt trên thanh sidebar bên trái
Bước 2: Chọn Tab Cấu hình Template trên thanh điều hướng.
Bước 3: Nhấn vào nút Template để tạo template mới
Bước 4: Cửa sổ Cấu hình Template hiện ra, bắt đầu điền thông như Tên Template, Xuất Tài Liệu, Email Template, Thông Tin Khác tin theo tứ tự bên dưới:
Bước 4.1. Tên Template:
Điền tên Template tại đây, tên này dùng để lưu trữ trên trong hệ thống.
Bước 4.2: Xuất tài liệu
(1) Chọn loại template đầu vào: Người dùng có thể lựa chọn một trong ba chức năng là excel ==> pdf, docx==> pdf hoặc docx ==> docx tùy thuộc vào mục đích . Sau đó, Section giao diện xuất tài liệu sẽ thay đổi dựa trên các chức năng đã được lựa chọn trước đó.
Trường hợp 1: Excel ==> Pdf
(2) Nhập file Template: Tải lên file excel có chứa mẫu payslip dùng để xuất ra file pdf, file chứa template đó phải có tên sheet là file_template.
(3) Chưa có file: Hiển thị tên file được tải lên ở mục số (2), người dùng có thể kiểm tra lại bằng cách nhấp vào dòng chữ xanh trong mục để download file template đã upload tại (2).
(4) Có/Không có mật khẩu: Người dùng có thể chọn Có hoặc không có mật khẩu trong file pdf được xuất ra.
(4.1) Địa chỉ cột mật khẩu người nhận: Điền tên cột dùng làm mật khẩu mở file của của người nhận trong file excel dữ liệu chứ không cần nhập dấu {{}}. Cột này chỉ xuất hiện khi (4) được bật. Đồng nghĩa đây là mật khẩu của file pdf.
(5) Tên file đầu ra: Điền tên file theo cấu trúc động {{ Cột trong file Excel}} và cố định ( VD: SALARYof{{B}} với B là cột chứa tên của người lao động và sẽ được thay đổi tùy theo dữ liệu trong cột B ). Tên này sẽ là tên file PDF được xuất ra.
Ghi chú: file chứa template đó phải có tên sheet là file_template.
Trường hợp 2: Docx ==> Pdf
(2) Nhập file Template: Tải lên file docx có chứa mẫu payslip dùng để xuất ra file pdf.
(3) Chưa có file: Hiển thị tên file được tải lên ở mục số (2), người dùng có thể kiểm tra lại bằng cách nhấp vào dòng chữ xanh trong mục để download file template đã upload tại (2).
(4) Có/Không có mật khẩu: Người dùng có thể chọn Có hoặc không có mật khẩu trong file pdf được xuất ra.
(4.1) Địa chỉ cột mật khẩu người nhận: Điền tên cột dùng làm mật khẩu mở file của của người nhận trong file excel chứ không cần nhập dấu {{}}. Cột này chỉ xuất hiện khi (4) được bật. Đồng nghĩa đây là mật khẩu của file pdf.
(5) Tên file đầu ra: Điền tên file theo cấu trúc động {{ Cột trong file Excel}} và cố định . Tên file không chưa / ( VD: SALARYof{{B}} với B là cột chứa tên của người lao động và sẽ được thay đổi tùy theo dữ liệu trong cột B ). Tên này sẽ là tên file PDF được xuất ra.
Trường hợp 3: Docx ==> Docx
(2) Nhập file Template: Tải lên file docx có chứa mẫu payslip dùng để xuất ra file docx.
(3) Chưa có file: Hiển thị tên file được tải lên ở mục số (2), người dùng có thể kiểm tra lại bằng cách nhấp vào dòng chữ xanh trong mục để download file template đã upload tại (2).
(4) Tên file đầu ra: Điền tên file theo cấu trúc động {{ Cột trong file Excel}} và cố định . Lưu ý Tên file không chứa / ( VD: SALARYof{{B}} với B là cột chứa tên của người lao động và sẽ được thay đổi tùy theo dữ liệu trong cột B ). Tên này sẽ là tên file PDF được xuất ra.
Sau khi điền đầy đủ các thông tin ở phần Xuất tài liệu, thì góc trái của cửa sổ. Tag Xuất File sẽ được hiển thị màu xanh.
Bước 4.3: Email Template
(1) Tiêu đề email: Điền tiêu đề email theo cấu trúc động {{ Cột trong file Excel}} và cố định. ( VD: SALARYof{{B}} với B là cột chứa tên của người lao động và sẽ được thay đổi tùy theo dữ liệu trong cột B ). Tên này sẽ tiêu đề email được gửi đi.
(2) Nội dung Email: Nhập nội dung email theo cấu trúc động {{Cột trong file Excel}} và cố định (VD: Dear {{B}} với B là cột chứa tên của người lao động và sẽ được thay đổi tùy theo dữ liệu trong cột B ).
(3) Địa chỉ cột Email người nhận: Điền tên cột Email người nhận trong file excel chứ không cần nhập dấu {{}}
(4) Thêm Email người nhận từ bên ngoài: Điền Email người nhận không có trong file excel, mỗi email được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy.
(5) Email: Điền tài khoản email dùng để gửi payslip.
(6) Mật khẩu: Điền mật khẩu email dùng để gửi payslip.
Chú ý: Tài khoản email người gửi phải bật xác thực 2 bước để lấy được mật khẩu này. Cụ thể cách làm như sau:
(6.1) vào quản lý tài khoản Google của bạn
(6.2) Chọn Security
(6.3) Bật bảo mật 2 lớp
(6.4) Chọn bảo mật 2 lớp và chọn App password
(6.5) Điền App name và nhấn Create
(6.6) Copy App password - Đây chính là mật khẩu của email
(7) Tên người gửi: Điền tên người gửi, tên này sẽ được hiển thị cho người nhận. Cách điền theo công thức: "Tên hiển thị" <email người gửi>
Ví dụ: "May Fountain" <mayfoun[email protected]>
Sau khi điền đầy đủ thông tin của Email Template, góc trái của popup, tag Email Template sẽ được active. Nếu trước đó Xuất file đã đươc active thì sẽ Active phần Gửi email và đính kèm file.
Bước 4.4: Thông tin khác
Ở trường thông tin khác, người dùng có thể thêm các trường nằm ngoài trường đã thêm phía trên và có trong template được tải lên. Hệ thống sẽ định dạng và gắn dữ liệu vào đúng Key người dùng đã nhập trên hệ thống vào template.
(1) Tên trường thông tin: Nhập tên trường thông tin cần nhập.
(2) KEY: Nhập tên Key tương ứng có trong template.
(3) Kiểu dữ liệu: Kiểu dữ liệu tương ứng với KEY
Một số kiểu dữ liệu:
String: Chuỗi ký tự
Number: Số
Date: Ngày
Object: kiểu dữ liệu phức hợp
Array: Mảng
(4) Xóa : Xóa 1 hàng dữ liệu
(5) Thêm trường thông tin: thêm một dòng tương tự .
Bước 5: Sau khi điền đủ thông tin, người dùng bấm nút Lưu, Template sẽ hiển thị trên giao diện.
Đối với các cột chức năng Gửi Email, Xuất file, Gửi email kèm file nếu có biểu tượng này 
tức là chức năng đó có thể sử dụng ở template đó.
Người dùng có thể chỉnh sửa khi nhấn vào tính năng 
, các thao tác chỉnh sửa tương tự như các bước tạo trên. Bên cạnh đó, bạn có thể xóa template khi nhấn vào tính năng 
Last updated